طرق مهمة لكسب الوقت

طرق مهمة لكسب الوقت

إن كسب الوقت عملية سهلة لكنه يتطلّب التنظيم والمتابعة فقط، وهناك عدّة طرق ومقترحات تساهم في ذلك..

يرى البعض أن من أهم هذه الطرق وضع قوائم بالأعمال المتوجبة، وهو ما يساهم بنصف انجازها لأنه يساعد على التنظيم أولاً ويعكس أولوياتك وتفاصيل مهامّك منذ البدء إلى المنتهى وهناك بعض الوسائل التي تساعد في ذلك:

1ـ أكتب لائحة بما تودّ القيام به اليوم شرط ألا تتعدى السّت نقاط..

ويرى بعض المتخصّصين أن الإنسان:

لا يتمكّن من إنجاز اكثر من ستة أمور في يوم واحد فإن بقي عمل مدرج على اللائحة أكثر من ثلاثة أيام يكون أما سويّ تلقائياً أو لم يكن ضرورياً منذ البداية أو بدأ يشكل لك كارثة كما يقول ونحن وإن كنّا لا نتفق معه في الكلية إلا أن هذا لا شك أحد أسباب بقاء بعض الأعمال غير منجز ويبقى هناك سبب آخر هو عدم توفّر الوقت الكافي لإنجازه وهذا يعود بنا ثانية إلى سوء التنظيم أو عدم مراعاة التخطيط الكافي له فتصورناه مقدوراً إلا أن الظروف والاستعدادات وغيرها من الموانع تحول دونه.

2ـ ضع قائمة بالاشياء التي ينبغي عليك انجازها ضمن سقف زمني واضح ودوّن ما تريد فيها من معلومات وينبغي أن تراعي ترتيب الأولويات فبهذه الطريقة تسيطر أنت على الوقت وليس العكس.

إن بعض المدراء يعتمدون في إدارة أعمالهم على ذاكرتهم الشخصية أو ذاكرة المعاونين وهذا أمر لا يخلو من ثغرات إذ قد دلّت بعض الدراسات على أن الذاكرة قادرة على حفظ سبعة تفاصيل فقط فإن قوطعت أثناء حمل هذه المعلومات بموانع أو انشغالات أخرى فقد تنسى معظمها وحيث إنّا نعيش مع الناس فلا يمكن أن نضمن عدم المقاطعة كما لا نضمن طرّو الطوارئ التي قد تنسيك ما أردت عمله.

3ـ معالجة الفوضى: الملاحظ لدينا جميعاً أن حقائبنا أو مكاتبنا وأحياناً جيوبنا دائماً تملأ بالأوراق والمذكّرات والعناوين وأرقام الهواتف التي تنفعنا يوماً ما لذلك نحرص على الاحتفاظ بها فيشكّل ذلك علينا عبئاً ثقيلاً من الورق مع بعثرة مزعجة لذلك فإن افضل طريقة للتخلص من هذه المشكلة هي معالجة الأوراق والوثائق فوراً وذلك عبر الطّرق التالية:

وضعها في ملف.

تحويلها إلى الغير لكي يؤرشفها أو يتابعها حتى الانتهاء.

والبعض يحفظ أوراقه في صندوق لأنه يتردّد في رمي الأوراق أو المذكّرات الخاصّة..

إلا أنه لا شك سيضطر بين آونة وأخرى للتخلص من عبئها الثقيل فيقوم بعملية تصفية وفرز للأوراق المهمّة من غيرها.

والأفضل هو حفظها في مكان خاص فإن لم تحتج إليها بعد مدة إرمها فانك لن تحتاج إليها حاجة ماسّة وضرورية. لأن المهم في الأمور تحفظه في الذاكرة غالباً أو ملف خاص وغير المهم هو الذي تلقيه جانباً أو على الرّف أو في الصندوق.

وعلينا أن نعرف أيضا أن هناك اموراً قد تعترضنا فتمنعنا من الاستفادة من الوقت حتى وإن نظّمنا أنفسنا بشكل جيّد وفي هذه الحالة فان ضياع الوقت لا يعزى إلى سوء التنظيم بل إلى عدم مراعاة الدقّة والترتيب.. حاول أن تكون مرتّباً في إنجاز أعمالك لتجد كل ما تطلبه بسهولة من دون أن تضيّع وقتك بالبحث عنه..

البعض منّا يتمتّعون بذاكرة قويّة فيحدّدون ما يريدون بسرعة وسهولة إلا أن هذا من النوادر التي لا تصلح قاعدة عامّة يعتمد عليها الجميع مضافاً إلى أنها تبقى سهلة بالنسبة لنا لا للمتعاونين معنا فقد نضيّع أوقاتهم كثيراً بالبحث عن أمور بسيطة وحينها يرجعون إلينا وهذا مضيعة للوقت أيضا أو يبذلون المزيد من أجل الحصول عليها في فترة غيابنا أو انشغالنا نحن. فإن وجدوا لها طريقاً يكون الأداء متأخراً وإلا ستبقى المهمة دون إنجاز..

لذلك فإن الأفضل للجميع هو وضع نظام مرجعي يسهل للجميع إنجاز أعمالهم.. أو قل مركز خزن للمعلومات..

وأهم شيء في هذا النظام هو تمتّعه بالبساطة وسهولة الاستعمال وإلا صار هو الآخر عقدة يضيع فيها وقت الجميع.. وهناك بعض المقترحات لهذا النظام:

1ـ فرز الملفّات المهمّة وأرشفتها بشكل واضح وبسيط.

2ـ احرص على أن تعيّن فرداً مناسباً لهذه المهمة.

3ـ هيئ قائمة بالأعمال اليوميّة لكل واحد منّا.

4ـ نظم ملفاً للوثائق والأوراق المهمّة حسب الترتيب الزمني أو الموضوعي.

5ـ احتفظ بسجلّ شخصي خاص تدوّن فيه كل شيء يهمّك طوال الوقت ليكون ارشيفك الخاص وسكرتيرك الملازم.. حتى أرقام التلفونات الخاصة أو نتائج الاجتماعات أو الأفكار التي تريد طرحها أو ترى أنها بحاجة إلى مناقشات مع الأفراد لترشيدها.. حتى تكون دائماً على استعداد لاستثمار الوقت بنحو أفضل.

إذا عرفنا المكان أو الملفّ الخاص بكلّ عمل سنتمكّن من السيطرة على الوقت فالأساليب البسيطة والسّهلة تنظّم الوقت اكثر من أي نظام آخر.

إذن فلنراجع طريقتنا في تنظيم الوقت ونسأل أنفسنا الأسئلة التالية:

هل تبقى في لوائحنا أعمال معلّقة ينبغي القيام بها؟

هل أدوّن كل ما يرتبط بمهامّي؟

هل أعاني من العثور على المعلومات والوثائق في وقت الحاجة؟

هل أعرف ماذا أنجز صباحاً إلى المساء؟

وكلمة أخيرة.. كوننا منظّمين يجعلنا نسيطر على ما نريده وكوننا مخطّطين ومرتّبين يوصلنا إلى الأهداف المرسومة في أسرع مدة وبأفضل النتائج.

العمل الجماعي يوفر الوقت

إن العمل المشترك يختصر الزمان كثيراّ إذا خطّطنا له لأن العمل مع الآخرين يتطلّب منّا إدارة وقتنا ووقتهم معاً فعدم انتظامنا يضيّع وقتنا أولاً كما يضيّع أوقات الآخرين، كما أن احترامنا لوقت الآخرين يضمن احترامهم لوقتنا واهتمامهم به لذلك علينا أن نساعدهم في الاستفادة من كلا الوقتين بعد أن نكون نحن أيضا كذلك.

لا شك اننا بحاجة إلى مشاركة فعّالة من قبل الآخرين لانجاز المهمّات والمشاركة الفعّالة تساعدنا جميعاً في الاستفادة من الوقت إذ بدونها يسود الفردية وعدم التفاهم كما تعود علينا بالنتائج الأقل حظاً. ولكي نحظى بمشاركة فعّالة مع جهد ووقت أقلّ علينا مناقشة المواضيع التالية معهم أولاً وقبل كل شيء:

1) لماذا ستنجز هذه المهمّة أي رسم الهدف؟

2) ما المطلوب بالتحديد منّا أو منهم أي بالضّبط ما هو الهدف؟

3) تعيين الوقت المحدّد الذي يكفي لانجازها أي وضع السقف الزمني.

4) الأسلوب أو الطرق التي نسلكها لإنجازها.

5) افتح مجالاً للاستفسارات والاسئلة لأنك بهذا ستسد الطريق أمام الغموض أو عدم وضوح الفكرة لدى بعض الأفراد فأنت بهذا قد تمضي وقتاً قليلاً في إنجاز أكبر المهمّات وبعكسه قد تبذل وقتاً مضاعفاً وبالتالي لا تحصل إلا على الأقل..

لأنك مثلاً: إذا لم تطلع شركاءك على المهمّة والهدف مسبقاً وقبل كلّ شيء فقد تضطرّهم لمقاطعتك بالأسئلة أو كثرة الرجوع إليك من أجل حل الاستفسارات. وفي أحسن الأحوال ستكون النتائج وفق ما هم فهموه لا وفق ما أنت خطّطت له أو أردته.

وقليل من الأفراد يؤدّون واجباتهم بشكل صحيح وبطريقة متقنة اعتماداً على كفاءاتهم الذاتية أو نبوغهم الشخصي.

كما أن القليل من الأفراد يجدون الوقت والحماس الكافيين لإعادة الإنجاز مرة أو مرّتين. لذا تدارك كل هذا بمشاركتهم في الرأي والحوار قبل كل شيء واحصل على النتائج الأفضل.

إذن مساعدة الآخرين في الاستفادة من وقتك جزء اساسي من إدارته جيداً كما أن تفويضهم بأعمال معينة والتأكد من فهمهم لما عليهم القيام به يساعد على استثمار الوقت بشكل جيد أولاً ثم المحافظة عليه ثانياً، وعندما توكل إليك مهمة، استوضح ما المطلوب بالضبط فقد يتلكأ الآخرون في اطلاعك على التفاصيل أولا يشعرون بضرورتها فتضيّع وقتك في إنجاز الأمور الناقصة أو الخاطئة والألم الذي سينتابك إذا عرفت بسوء الأداء فضيع لذا عليك أن تتأكد دوماً أنك فهمت ما طلب منك وبهذه الطريقة تضمن نجاحات متكرّرة مع كسب حقيقي للوقت.

كيف تستثمر وقت فراغك ؟

استثمر وقت الفراغ دائماً

الكثير منا ربّما يجد صعوبة في ايجاد وقت الفراغ لأنه:

دائم الانكباب على إنجاز أعماله وهذه ظاهرة ليست صحيحة دائماً بل ينبغي أن نوفّر وقتاً نخصّصه لأنفسنا أيضا فإنا إن لم نفعل هذا لم نحظ بالاهتمام بأنفسنا ولا نحصل يوماً على وقت نجد فيه فرصة سانحة لذلك..

لأن العمل يلتهم أوقات الإنسان فإذا لم يستعص عليه أحياناً ليوفر لنفسه الراحة سيقع فريسته دائماً.. بينما نرى الآخرين يستمتعون بساعات حلوة وجميلة من حياتهم.

والخروج من هذه الأزمة بسيط وبوسعنا جميعاً تحقيقه وهو:

أن توفّر لك وقتاً من الفراغ لتنعم به وتستمتع بقسط من الراحة بعيداً عن عناء العمل المتواصل وضغوطاته، مثلاً يمكنك الوصول إليه إذا:

1ـ وضعت لنفسك عطلة اسبوعيّة والتزمت بها.

ـ ملأت فراغ العطلة بأعمال أخرى تغاير أعمالك اليومية بالمرّة مثل:

سفرة مع العائلة، إقامة مجلس، حضور احتفال، زيارة للمراقد المقدّسة أو السياحية، اصلاح ذات البين، الجلوس في البيت مع العائلة والأولاد، اصلاح بعض الآلات المنزلية، القيام بزراعة باحة المنزل أو الحضور في المسجد للقيام بالمزيد من النوافل وتلاوة آيات من الذكر الحكيم أو الأدعية. والى آخره. إن لوقت الراحة ووقت العمل أهميّة متكافئة في تشكيل شخصيتنا الإدارية وإظفائها بالتفاؤل والنشاط والفاعلية..

لأن الراحة تضفي عليك النشاط الجسدي والمعنوي وتزيد من قربك من عائلتك وأولادك وأقربائك وأصدقائك أيضا إن أعطيتهم مقداراً من وقتك ولعلّ هذا أيضا أحد الحكم في جعل الإسلام يوم الجمعة يوم عيد وحبّب فيه التوسعة على العيال كما يستحب فيه الغسل ولبس الملابس النظيفة أو الجديدة كما جعل ليوم الجمعة بعض الأعمال العباديّة والاجتماعية التي تقوّم حياتنا وتجعلها أفضل جسداً وروحاً.

إذن وقت الفراغ يساعدنا في إقامة علاقات شخصية واجتماعية جيدة ويعزز وجودنا في المجتمع. لذا لا تدع العمل المتواصل يسلب وقتك فيحرمك من تذوّق ثمرة جهودك كما يحرمك من الشعور بلذة العمل وبلذة الاستمتاع بالحياة الأسريّة والاجتماعية وهنا نذكّر بما ورد عن المعصومين(ع) في تقسيم الوقت حيث يقول الإمام الكاظم(ع): اجتهدوا في أن يكون زمانكم أربع ساعات ساعة لمناجاة الله وساعة لأمر المعاش وساعة لمعاشرة الاخوان والثقات الذين يعرّفونكم عيوبكم ويخلصون لكم في الباطن وساعة تخلون فيها للذّاتكم في غير محرّم وبهذه الساعة تقدرون على الثلاث ساعات(25).

إذن.. إذا شعرت بصعوبة الاستفادة من الوقت تمعّن بدقّة ورويّة وخذ بالطّرق التالية:

1ـ الاستفادة من الوقت لأنّه عامل اساسي بل ومعيار يحدّد مدى تقدّمك أو تراجعك فإذا عرفت بأنّك لا تملك الوقت دائماً ينبغي أن تعرف أنّك لم تتمكّن من السيطرة عليه أولاً ثم لم تتوصّل إلى كيفيّة الاستفادة منه.. فالذنب ليس ذنب الوقت بل ذنبك أنت.

2ـ الأولويّات.. وهذه نكرّرها عليك في اكثر من مرّة لأن التأكد منها دائماً يعطيك فرصاً كبيرة للنجاح إذ من لا يعرف أولوياته أو لا يلتزم بنظامها قد يجد نفسه أنه قام بأشياء كثيرة إلا أنه لا فائدة منها.. لذا حدّد أولوياتك أولاً ثم التزم بها ما أمكن.

3ـ تنظيمك الشخصي.. وهذا قد يتطلّب منك تغيير بعض عاداتك الشخصية طبعاً أن تغيير العادات - مثل التسوّق والأعمال المنزلية، والجلوس مع الأصدقاء والتدخين في الكازينو أو المقهى... الخ - ليس بالأمر السهل حتى أنه جاء في الروايات: (رد المعتاد عن عادته كالمعجز)(26) إلا أن المراقبة الدائمة لحياتنا اليومية في المنزل أو العمل توصلنا إلى طرق افضل لكسب الوقت.

ومن الواضح أن كل هذا يتطلّب منك التفكير والتخطيط المستمر..

إن التخطيط السليم والتقيّد ببرنامج عمل مدروس ومنظّم تراعي فيه الجدولة الزمنية مع الأهداف أمور أساسية تعطيك القدرة الأفضل على التحكم بالوقت حتى تجعله طوع إرادتك وأهدافك دون العكس.

ومن المؤسف جداً أن الذين يعتبرون التفكير والتخطيط عملاً حقيقياً قليلون مع أنه بمنزلة الرأس من الجسد لكل عمل ناجح.

وينبغي أن نعرف أخيراً أن الدنيا ليست بأيدينا خصوصاً وإنها دار امتحان واختبار وينبغي أن يجعلها الإنسان مدرسة للمزيد من التعلّم والارتقاء فقد نجد أن الرياح تسير ليس وفق ما نشتهي نحن فتقلب ما خطّطنا وتغيّر الأمور على عكس ما نريد وتارة تجري مثلما نحن نريد والمهم في كل هذا أن نحفظ تماسكنا دائماً ونتحلّى بالصبر والإرادة والتصميم لكي نجعل من التسامح طريقاً لنجاحات أكبر وأفضل بلا غرور أو ترهّل كما نجعل من الفشل تجارب جديدة ومنطلقاً جديداً للمزيد من العمل والتحدّيات وتذكّر دائماً مضمون الحديث الشريف:

(المؤمن أقوى من الجبل لأن الجبل ينال منه والمؤمن لا ينال منه)

مراجعة العادات الشخصية من طرق كسب الوقت

مراجعة العادات الشخصية من طرق كسب الوقت

 لو فكّرنا بكل ما نقوم به كل يوم ابتداءً من ساعة استيقاظنا من النوم وحتى عودتنا ثانية إلى فراش الراحة.. كم من الأعمال الروتينية البسيطة جداً نؤدّيها ولكنها تضيّع وقتنا بالمجّان، لننظر إلى النماذج التالية - كأمثلة فقط -:

أين نخلع ثيابنا بعد أن نعود إلى البيت ثم أين نضعها؟ بعض الناس يرمون ثيابهم أرضاً أو يبعثرونها هنا وهناك فيضيع قسط من وقتهم في الغد حينما يريدون الخروج إلى العمل ثانية.. بينما يستثمر المنظّمون أو قل المرتّبون الذين يضعونها في مكانها الخاص بانتظام وقتاً أفضل.

كم من الأعمال يمكن أن ننجزها في مشوار واحد إذا راعينا بعض الدقة مثل شراء الطعام أو الخضر والفواكه أو مراجعة دائرة البريد أو ايصال الطفل إلى المدرسة هذه الأعمال قد تنجز في ساعة واحدة إذا ابتدأنا من الأسرع ثم في الطريق ننجز الباقي..

والبعض قد يقطّع أوقاته فينجز كل واحدة في مشوار وهذا مضيعة للوقت وصرف للطاقة والجهد الأكبر.. لذا نراه متعباً مجهداً.

وكمثال آخر ذكره بعض العاملين حيث قال: قد تخصص ساعتين يومياً لشؤونك الخاصة مثلاً، إلا انك إذا خططت جيداً ستحصل على ساعة إضافية وذلك إذا جعلت ساعة لسماع الأخبار أو التمتع ببعض البرامج وأخرى لتناول طعام العشاء حيث يمكنك اختصارهما في ساعة واحدة؛ تسمع وتأكل ما دام الاستماع لا يضرّ بتناول الطعام.

حاول تغيير الطريق الذي تسلكه إلى العمل أو أي مشوار آخر إذ في الغالب توجد طرق أخرى أسرع وربّما افضل تستطيع اكتشافها إذا الغيت الرتابة في رواحك ومجيئك.. ولعلّ هذا أحد الحكم في كراهية اتخاذ طريق واحد في الرواح والمجيء في اليوم ففي الروايات الشريفة الحث على تغيير الطريق الذي سلكته صباحاً..

في بعض الأحيان يمكننا أن نستعين على إنجاز المهمّات بافراد نوظفهم لهذا العمل أو يمكن أن نستعين بشركات خدميّة توفر لنا المزيد من الوقت بقيامها بهذه الأدوار مثلاً: يمكن الاستعانة بالباص الخاص لإيصال الطفل إلى المدرسة كما يمكن الاستعانة بساعي البريد في ايصال الوثائق والرسائل بدلاً من افتتاح صندوق البريد. وكذا الاتفاق مع أصحاب محلاّت تتكفل بتأمين السلع والحاجيات وايصالها إلى البيت. ربّما جميع هذا غير ممكن لانه يتطلب المال الكثير أو قد لا تتوفر هذه الخدمات دائماً وهذا صحيح إلا أن استثمار المتوفر منها هو أيضا توفير جيد للوقت.